Políticas y Procedimientos

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Documento protegido por las leyes de derechos de autor y de propiedad intelectual. Queda prohibida su reproducción total o parcial sin la autorización de la sociedad COSMOH WELLNESS SAS.

PRESENTACIÓN

La sociedad COSMOH WELLNESS SAS., identificada con el NIT 901854293-4, con domicilio principal en la ciudad de Barranquilla, ha dispuesto el presente documento, en cumplimiento con lo dispuesto en las normas colombianas para la protección de datos personales y que se denominará en adelante en este documento, como “COSMOH”, quien en su calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales, hace público a todos los interesados el presente compendio de políticas y procedimientos dispuestos para la correcta protección de datos personales.

Razón Social: COSMOH WELLNESS SAS. NIT 901854293-4.

Funcionario responsable para la protección de datos personales y responsable del tratamiento de datos delegado por COSMOH: Juliana Margarita Vélez Cabrera.

Correo Electrónico: info@cosmoh.co

Correo Electrónico de Notificaciones Judiciales: aguerrapumarejo@gmail.com

INDICE DE CONTENIDO

DEFINICIONES LEGALES.
GENERALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
DERECHOS DE LOS TITULARES.
DEBERES DE COSMOH EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
FUNCIÓN DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE COSMOH.
EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS -RNBD-.
TERMINOS DE VIGENCIA Y CONTACTO.

1. DEFINICIONES LEGALES.

Las siguientes son las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013:

1.1. Aviso de privacidad: “comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales”.

1.2. Autorización: “consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales”.

1.3. Base de datos: “conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento”.

1.4. Dato personal: “cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables”. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

1.5. Dato público: “es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva”. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.

1.6. Dato semiprivado: “es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV” de la Ley 1266 de 2008.

1.7. Dato privado: “es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular”.

1.8. Dato sensible: “aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos”, entre otros de la misma naturaleza.

1.9. Encargado del Tratamiento: “persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. En este caso, COSMOH actúa como Encargado del Tratamiento de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de un Responsable.

1.10. Responsable del Tratamiento: “persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. En este caso, COSMOH actúa como Responsable del Tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias.

1.11. Titular: “persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento”, los cuales podrán ser:

Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
Causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

1.12. Transferencia: “la transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país”.

1.13. Transmisión: “tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable”.

1.14. Tratamiento: “cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”. Lo anterior solo aplicará exclusivamente frente a personas naturales.

1.15. Tratamiento de Imágenes: “El Tratamiento de datos personales ha sido definido como “Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión”. En el caso de las imágenes de personas determinadas o determinables, operaciones como la captación, grabación, transmisión, almacenamiento, conservación, o reproducción en tiempo real o posterior, entre otras, son consideradas como Tratamiento de datos personales y en consecuencia, se encuentran sujetas al Régimen General de Protección de Datos Personales”.

Funcionario Responsable: es la persona dentro de COSMOH, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Representante Legal. El funcionario responsable designado es Juliana Margarita Vélez Cabrera quién recibe peticiones, consultas, reclamos relacionados con la protección de datos personales, en el correo info@cosmoh.co

2. GENERALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se debe tener en cuenta los principios que regulan el tratamiento de Datos Personales, así:

2.1. Acceso y Circulación Restringida: “El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.” Los datos operados por COSMOH contarán con las medidas jurídicas, organizativas y técnicas posibles y necesarias que permitan el acceso y circulación restringida acorde con la naturaleza del dato (público, semiprivado, privado, sensible o de menores de edad) y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.

2.2. Confidencialidad: “Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma”. Atendiendo a la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza de los mismos. Por lo tanto, COSMOH guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el Tratamiento de los datos personales.

2.3. Finalidad: “El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.” En todos los casos la finalidad será legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las funciones o actividades propias de COSMOH que permitan el pleno desarrollo del objeto social para lo cual solicitará la autorización previa, expresa e informada por parte del Titular para su Tratamiento de datos de carácter personal exclusivamente cuando se traten de datos diferentes a los de naturaleza pública.

2.4. Legalidad en materia de Tratamiento de datos: “El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.” Los datos que COSMOH trata o tratará cumplirán con los fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.

2.5. Libertad: “El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.” COSMOH garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los Titulares que suministren datos de carácter personal y tendrá siempre en cuenta su consentimiento ante cualquier tratamiento.

2.6. Seguridad: “La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.” COSMOH garantiza la definición e implementación de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de las bases de datos que se encuentren bajo su control.

2.7. Transparencia: “En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.” COSMOH garantiza a los Titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que este siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

2.8. Veracidad o Calidad: “La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error”. COSMOH garantiza que la información almacenada en sus bases de datos será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Para el cumplimiento de este principio, COSMOH adoptará las medidas pertinentes para obtener por parte del Titular la información necesaria que permita el cumplimiento de este principio.

3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

3.1. Tratamiento de datos públicos.

De acuerdo a lo dispuesto en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, por lo anterior, COSMOH advierte que, trata sin previa autorización del Titular, los datos personales de naturaleza pública, no obstante, esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento del resto de principios y obligaciones contempladas en la ley.

3.2. Tratamiento de datos sensibles.

COSMOH, en ejercicio de lo dispuesto en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, realizará el tratamiento de datos sensibles en los siguientes casos:

“a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares”.

Finalmente, en los casos en los que el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del Titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

En adición a lo anterior, COSMOH cumplirá con las siguientes obligaciones:

Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del Tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

3.3. Tratamiento de datos de menores.

COSMOH solo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por sus padres, tutores, representantes legales, empleados o contratistas, al momento de su vinculación, laboral o de prestación de servicios con COSMOH. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, COSMOH exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización de estos, previo a que el menor de su opinión frente al Tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley. COSMOH y cualquier persona involucrada en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velaran por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que regulen esta materia y la Constitución Política de Colombia.

3.4. Clasificación de las bases de datos.

COSMOH ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

1. 1. Empleados: son las bases de datos manuales y automatizadas que contienen datos recogidos en los procesos de selección y contratación de personal interno de COSMOH y las bases de datos, manuales o automatizadas que contienen datos recogidos en los procesos contables y financieros con fines de reportar información tributaria, contacto, pagos, envío de correspondencia, notificaciones y afiliación seguridad social frente a los empleados de COSMOH, en el evento en el que cuente con empleados actuales o a futuro.

1. 1. Contratistas: son las bases de datos manuales y automatizadas que contienen datos recogidos en el proceso de cotización y contratación de contratistas de COSMOH y las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos recogidos en los procesos contables y financieros con fines de reportar información tributaria, contacto, pagos, envío de correspondencia, notificaciones y afiliación seguridad social frente a los proveedores y contratistas de COSMOH.

1. 1. Clientes (Afiliados) y Prospectos: Son las bases de datos manuales y automatizadas que contienen datos recogidos en el proceso de promoción y venta de los servicios o productos de COSMOH. Contienen los datos de identificación o contacto generales de clientes o de interesados en serlo.

1. 1. Historial y/o comportamiento de Clientes (Afiliados): son las bases de datos manuales y automatizadas que contienen datos recogidos durante la prestación de servicios a los Clientes (Afiliados) y que tienen la finalidad de prestar atención especializadas y atender las necesidades específicas de cada Cliente (Afiliado).

1. 1. Capacitados o asistentes a Talleres: son las bases de datos manuales y automatizadas que contienen datos recogidos por causa o con ocasión al desarrollo, inscripción, participación, asistencias y/o entrega de materiales resultantes de talleres y programas de psicoeducación, presentes o de creación futura.

1. 1. Imágenes SV: son las bases de datos, derivadas del Tratamiento de imágenes, realizado en virtud del uso de “Sistemas de Vigilancia, por medio de cámaras, videocámaras, análogas o digitales, cámaras IP o mini-cámaras, circuitos cerrados de televisión, y en general, cualquier medio por el cual se realice el Tratamiento de imágenes de Titulares de datos personales, en especial con fines de vigilancia garantizando así el respeto por sus derechos fundamentales a la intimidad, al buen nombre y a la protección de datos personales”.

1. 1. Banco de Fotos o imágenes: son las bases de datos manuales y automatizadas que contienen imágenes de titulares personas naturales, recogidas en el proceso de promoción y venta de los servicios o productos.

1. 1. Requerimientos Registro de Bases de Datos: son las bases de datos manuales y automatizadas que contienen datos recogidos en el proceso atención a las consultas y requerimientos del manejo y/o administración del Registro de Base de Datos.

1. 1. Otros: Son las bases de datos manuales y automatizadas que contienen datos recogidos en cualquier otro proceso distinto a los empleados, clientes, o contratistas.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES.

COSMOH reconoce y garantiza a los Titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:

Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COSMOH en su condición de Responsable del Tratamiento de datos personales.
Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a COSMOH, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
Recibir información por parte de COSMOH, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la referida base de datos.
Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

El presente Manual, en las siguientes secciones, define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos.

5. DEBERES DE COSMOH EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

COSMOH reconoce y entiende que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Asimismo, COSMOH hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el Titular, o por la Ley y, en todo momento respeta la normativa vigente sobre Protección de Datos Personales.

“En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno”.

COSMOH como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

k) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos -) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

COSMOH como Encargado del Tratamiento de datos personales, cumple con los deberes y obligaciones previstas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.1. Deber de secreto y confidencialidad.

COSMOH garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del Tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores que se realice o llegue a realizar, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos; obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con COSMOH.

6. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

6.1. Generalidades sobre la autorización.

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, o los definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, COSMOH solicitará de manera previa, expresa e informada la autorización para el Tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita posteriormente ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.). En caso de tratarse de datos de carácter personal correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del Tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto.

COSMOH informará al Titular de los datos lo siguiente:

El Tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales.
Los derechos que le asisten como Titular.
Quién es el Responsable del Tratamiento.
La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

6.1.1. Capacidad para aceptar la Política.

Sólo será admisible la recolección de Datos Personales de personas mayores de 18 años, que de acuerdo con la ley, se consideren capaces. De no ser mayor de edad o ser legalmente incapaz, el Usuario deberá abstenerse de otorgar información personal.

6.2. Del derecho de acceso.

COSMOH garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus demás normas complementarias, solamente a los Titulares de datos personales que correspondan a personas naturales reconocidas por la legislación vigente, previa acreditación de su identidad como Titular, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del Titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

6.3. Del derecho de consulta.

El Titular de datos personales podrá consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de COSMOH. En consecuencia, COSMOH garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas complementarias exclusivamente sobre los datos personales, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de nuestras bases de datos. COSMOH establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, COSMOH garantiza:

Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.4. Del derecho a reclamar.

El Titular de datos personales o sus causahabientes, que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en alguna de nuestras bases de datos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrá presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del Tratamiento de COSMOH. Igualmente, COSMOH cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al Titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo estuviese incompleto, el Oficial de Protección de Datos Personales de COSMOH, deberá realizar el trámite respectivo, requerirá al Titular antes del vencimiento del primer término (15 días) para que éste lo complete dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del requerimiento, subsanando las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo, procediendo al archivo mediante un acta u oficio el cual deberá ser notificado al Titular reclamante. Sin perjuicio de que el Titular pueda volver a hacer uso de su derecho de reclamación. En caso de recibido el reclamo y que este no sea de competencia de COSMOH para resolverlo, de ser posible se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez COSMOH haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “solicitud en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, COSMOH informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.5. Del derecho a la rectificación y actualización de datos.

COSMOH se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, COSMOH tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
COSMOH, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que COSMOH considere pertinentes y seguros.
COSMOH, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web, redes sociales e instalaciones o sedes de COSMOH.

6.6. Del derecho a la supresión de datos.

El Titular de datos personales, tiene el derecho a solicitar a COSMOH, la supresión (eliminación) de sus datos personales. Para esto, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:

Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por COSMOH. El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y COSMOH como Responsable del Tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

6.7. Del derecho a revocar la autorización.

Todo Titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al Tratamiento de éstos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, COSMOH ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al Titular revocar su consentimiento.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

Revocación Total: sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que COSMOH debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
Revocación Parcial: sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado u otros. En este caso, COSMOH deberá suspender parcialmente el Tratamiento de los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del Tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y COSMOH como Responsable del Tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La revocatoria de la autorización del Tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

6.8. Protección de datos en los contratos.

En los contratos laborales, de prestación de servicios y contratos en general, COSMOH ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el Tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales COSMOH tenga contratos para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web de COSMOH, para su debida consulta. En los contratos, cuando el contratista requiera de datos personales, COSMOH le suministrará dicha información, siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del Tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los Tratamientos autorizados por COSMOH y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos datos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargado para su Tratamiento. Por su parte, COSMOH al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargado del Tratamiento de datos de carácter personal, deberá verificar que la finalidad, o finalidades, de los Tratamientos autorizados por el Titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales. COSMOH se exonera de cualquier Tratamiento de datos personales ilegal que realice el Responsable del Tratamiento.

6.9. Transferencia de datos personales a terceros países.

En los casos en que COSMOH en desarrollo de alguna de alguna de sus funciones o actividades propias del desarrollo de su objeto social que implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las siguientes condiciones:

La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización del Titular y, previa autorización de la Delegatura de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Estas mismas condiciones se trasladarán y aplicaran a los Responsables del Tratamiento. Se considera una transferencia internacional cualquier Tratamiento que suponga una transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos, como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al Responsable fuera de Colombia. Así mismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), cuando se tenga previsto realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), o las Reglas Corporativas Vinculantes. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de COSMOH, estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o Titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por COSMOH como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino. COSMOH no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia, la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el Responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria.

6.10. Generalidades aplicables para el Tratamiento de Imágenes del Sistema de Vigilancia.

Los Sistemas de Videovigilancia (SV) o cámaras de seguridad implementadas con la finalidad de garantizar la seguridad de bienes o personas en un lugar determinado han venido incrementando su presencia al ser considerados como un medio idóneo para realizar el monitoreo y la observación de actividades en escenarios domésticos, empresariales, laborales y públicos. Estas tareas de monitoreo y observación realizadas a través de los SV, implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales de acuerdo con la definición contenida en el literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, entendido como “cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. En consecuencia, en el manejo o Tratamiento de esos datos se deben observar los principios establecidos en dicha norma, esto es, legalidad, finalidad, libertad, calidad o veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso y circulación restringida y transparencia, así como las demás disposiciones contenidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales”. Así las cosas, no le será aplicable las regulaciones previstas en la ley y/o en el presente Manual, para los casos en donde las grabaciones que se realicen sean: Dentro del ámbito exclusivamente personal o doméstico, con fines periodísticos o que tengan como finalidad la seguridad nacional del estado. “Garantizar la seguridad en entornos públicos es tarea que corresponde de forma exclusiva al Estado y en razón de la cual se encuentra legitimado para operar SV en la vía pública, excluyendo de este ejercicio a los particulares. La operación de SV privados puede implicar, en algunos casos, la toma de imágenes en la vía pública por ser necesaria para alcanzar la finalidad establecida, por ejemplo, garantizar la seguridad de bienes y personales en entornos privados. De ser así, dicha recolección debe limitarse a aquella que no pueda evitarse para alcanzar el fin legítimo perseguido. El caso más común de la toma de imágenes en puntos de acceso, como porterías y entradas a propiedades privadas, la cual se debe restringir a las áreas más próximas al espacio objeto de vigilancia”. Para dar cumplimiento con lo anterior, se atenderán a criterios de proporcionalidad y razonabilidad, respecto de la captura y almacenamiento de imágenes, que, si bien son dispuestas para la seguridad de las instalaciones de COSMOH, ciertos puntos o encuadres del Sistema de Vigilancia, podrán tener tomas de la vía pública, sin que se entienda que su ubicación atiende exclusivamente a ello.

6.11. Datos obtenidos de todos los Usuarios a través de Medios Digitales.

Cuando se accede a alguno los medios de recolección de datos (en adelante los “Medios de Recolección)”, digitales tales como páginas web, plataformas, redes sociales, aplicaciones móviles entre otras, sin necesidad de proveer datos personales, para efectos de ofrecer una experiencia más personalizada en el uso de los sistemas y de los servicios y/u ofertas, COSMOH obtiene y conserva la siguiente información acerca de los Usuarios de los Medios de Recolección (en adelante los “Visitantes”) la cual será utilizada conforme a la presente Política (en adelante “Cookies”) lo cual los Visitantes expresamente autorizan:

La fecha y hora de acceso al Medio de Recolección;
La dirección IP desde la que se accedió los Medio de Recolección;
El número de visitante que accede; y
Actividades que se realicen dentro de los Medios de Recolección a través del uso de Cookies tales como información de su URL, a qué URL accede seguidamente, qué navegador están usando, qué páginas visita, las búsquedas realizadas entre otros con el fin de conocer los intereses, el comportamiento y la demografía de los Visitantes.

6.12. Datos obtenidos de Usuarios de los Medios de Recolección de datos de Clientes (Afiliados); Prospectos; Contratistas; Empleados y en general de todos los titulares de las Bases de datos.

COSMOH directamente o través de terceros aliados, podrá recolectar datos de Usuario a través de distintos Medios de Recolección digitales o físicos o podrá obtenerlos por parte de sus contratistas o empleados u otros terceros tales como clientes o adquirentes, prospectos, participantes de promociones, actividades, eventos, capacitados o interesados en los servicios, entre otros, todo en virtud del cumplimiento del objeto social de COSMOH, o de cualquier actividad lícita relacionada con este y de actividades que éste o terceros aliados realicen con fines publicitarios y otros, dentro de la cual se podrá recolectar la siguiente información, la cual se entiende autorizada por los Titulares en las condiciones de la presente Política:

Nombres y apellidos del Usuario/Titular;
Documento de identidad;
Edad;
Fecha de nacimiento;
Sexo;
Región, país, ciudad de domicilio;
Número de teléfono celular;
Dirección de correo electrónico;
Preferencias de consumo de servicios educativos, financieros y de cualquier tipo de servicio y/o producto;
Información Crediticia y Financiera;
Información Profesional;
Información Tributaria;
Información Laboral;
Información Socio-Económica;
Información asociada a condiciones físicas o de salud física y/o de salud mental.
Información asociada a participación, asistencia o preparación relacionada con talleres o programas de psicoeducación.
Estrato y número de personas que habitan en su hogar,
Preferencias de acuerdo a la información proporcionada/solicitada;
Actividades que el Titular realice e información que este proporcione referente a sus intereses, el comportamiento y demografía del Titular y su familia;
Información de referencias bancarias y/o comerciales;
Información respecto de los estudios del Titular y las entidades en las cuales los ha cursado, así como en general, información académica;
Cualquier otra otorgada voluntariamente por el Titular.

COSMOH informa a todos los titulares de los Datos Personales que le sean suministrados, ya sea electrónica o manualmente, que el Tratamiento de los mismos se sujetará a la presente Política. En consecuencia, si un Titular no se encuentra de acuerdo con la presente Política, no podrá suministrar información alguna que deba registrarse en una de las Bases de Datos de COSMOH. COSMOH se encuentra comprometido con la seguridad y buen uso de los datos personales que le son suministrados y, en consecuencia, se obliga a darles los usos adecuados, así como a mantener la confidencialidad requerida frente a los mismos de acuerdo a lo establecido en esta Política y en la legislación existente frente a la materia; COSMOH se compromete al cumplimiento de la obligación de secreto de los datos de carácter personal y de su deber de tratarlos con confidencialidad, y asume, a estos efectos, las medidas de índole técnica, organizativa y de seguridad necesarias para evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la ley y en los tratados internacionales suscritos por Colombia que rigen la materia; COSMOH ha emprendido y emprenderá todas las acciones necesarias para garantizar que tanto los proveedores de servicios como los procesadores que trabajan en nombre de COSMOH, así como las vinculadas, subordinadas, aliados comerciales y demás terceros autorizados conforme a la presente Política, protejan, en todos los eventos, la confidencialidad de la Información Personal a su cargo; y El Usuario responderá, en cualquier caso, de la veracidad de los datos facilitados, reservándose COSMOH el derecho a excluir de los servicios registrados a todo Usuario que haya facilitado datos falsos. COSMOH podrá recolectar información que se encuentre en el dominio público para complementar las bases de datos. A dicha información se le dará el mismo tratamiento señalado en la presente Política.

6.13. Usos Autorizados y Finalidad del Tratamiento.

El tratamiento que realiza COSMOH de los datos personales de sus Usuarios, consiste en recolectar, almacenar, depurar, usar, analizar, circular, actualizar, cruzar con información propia y/o de terceros autorizados, explotar, retener, procesar transferir, transmitir, traspasar, ceder, entregar, suprimir y/o comercializar los datos de contacto, la información sobre preferencias de consumo en cualquier mercado y el comportamiento en los canales de contacto, con las siguientes finalidades:

Facilitar la correcta ejecución de la recolección de Datos a través de los Medios de Recolección en;
Realizar estudios estadísticos que permitan diseñar mejoras en los servicios prestados por parte de COSMOH o clientes, aliados y vinculados de ésta en caso de ser aplicable así como realizar estudios de mercadeo y consumo. Se podrá realizar el análisis de la Información Personal por parte de COSMOH, sus vinculadas y/o terceros subcontratados para tales efectos, con ocasión y para el desarrollo y ejecución de sus campañas;
Gestionar tareas básicas de administración y gestión, así como contactos para cumplir con el objeto social de COSMOH. Se podrá dar Tratamiento a la información adquirida en virtud de la relación existente entre los Titulares y COSMOH o sus clientes, vinculadas o aliadas, cualquiera que sea su naturaleza jurídica (laboral, civil, comercial, entre otras);
Dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales que COSMOH tenga con sus clientes, empleados, proveedores, autorizadas, cesionarias, licenciatarias, vinculadas, subordinadas y aliados comerciales, así como con las autoridades judiciales o administrativas.
Informar por cualquier medio, las promociones, productos y servicios actuales y futuros propios de COSMOH así como de sus clientes, aliados o vinculados; los eventos, actividades de promoción y otras actividades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de COSMOH; y/o las promociones, productos y servicios promovidos directamente por los aliados comerciales estratégicos de COSMOH, que les generen valores agregados a los Usuarios o a terceros.
Envío de material publicitario relacionado con los productos y servicios de COSMOH, sus autorizadas, clientes, cesionarias, licenciatarias, vinculadas y/o subordinadas y aliados comerciales estratégicos.
Utilizar la información para la preparación, participación y desarrollo de concursos, juegos o actividades promocionales.
Utilizar la información para la preparación y desarrollo de avisos publicitarios.
Analizar y medir la calidad de los productos y servicios ofrecidos por COSMOH, sus autorizadas, cesionarias, licenciatarias, vinculadas y/o subordinadas.
Traspasar, transferir, transmitir, ceder, entregar y/o comercializar la información proporcionada a sus vinculadas y subordinadas, así como a sus aliados comerciales, terceros y a autoridades judiciales o administrativas, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras, con el fin de que éstas recolecten, almacenen, utilicen, transmitan, transfieran, traspasen, cedan, entreguen, retengan, procesen, depuren, analicen, circulen, actualicen, crucen con otra información, exploten, comercialicen y/o supriman la información para actividades estadísticas, de mercadeo, administrativas y legales que resulten necesarias en el normal desarrollo de su objeto social o cualquier actividad lícita relacionada con este.
Transferir a terceros países la información proporcionada. El Usuario acepta que los datos personales aportados a través de cualquiera de los Medios de Recolección, sean tratados por COSMOH, en las formas y con las finalidades antes mencionadas.
Contactar al Titular en el evento que se genere algún tipo de problema o inconveniente con la Información Personal;
Contactar al Titular para que participe (bien sea como asistente o como contratistas o proveedor) en nuevos productos y/o campañas promovidas por COSMOH y/o sus clientes, aliados o vinculados;
Enviar a los Titulares correos electrónicos como parte de una noticia, boletín o Newsletter. En cada mensaje de correo electrónico enviado existe la posibilidad de solicitar no estar inscrito en esta lista de correos electrónicos para dejar de recibirlos para lo cual deberá seguir las instrucciones indicadas;
Enviar al Titular información sobre productos y/o servicios basados en la información que se obtenga de sus hábitos de consumo; y
Prevenir y detectar el fraude, así como otras actividades ilegales. Se entenderá que el Usuario al momento de registrarse y/o otorgar sus datos a través de los Medios de Recolección, presta su consentimiento expreso para transferir, transmitir, traspasar, ceder, entregar y/o comercializar los datos en la forma como está establecido en la presente Política y en especial con los usos detallados anteriormente.

Para todos los efectos, se entiende que la autorización expresa e informada otorgada por parte de los Titulares a favor de COSMOH para el Tratamiento de sus Datos Personales, cualquiera que haya sido su Medio de Recolección (telefónico, escrito, digital, electrónico, oral o por medio de conductas inequívocas), implica el entendimiento y la aceptación plena de todo el contenido de la presente Política y por tanto expresamente reconoce que autoriza el uso de sus datos para los fines aquí indicados y de la manera aquí indicada incluido transmitir, explotar y comercializar dicha información. Si un Titular le suministra Información Personal a COSMOH a través de las comunicaciones telefónicas, su sitio web o por medio de cualquier canal adicional, físico o electrónico, bajo el entendido que dicho suministro de Información Personal es realizado de forma totalmente voluntaria, el Titular le concede a COSMOH su autorización para que utilice dicha Información Personal conforme a las estipulaciones de la presente Política. En el evento de una venta, fusión, consolidación, cambio en el control societario, transferencia de activos, reestructuración, insolvencia, liquidación obligatoria o cualquier tipo de proceso concursal de COSMOH, esta última podrá transferir la Información Personal a las partes involucradas, para lo cual se entiende autorizada en virtud de la presente Política.

6.13.1. Transferencia a Terceros.

COSMOH podrá transferir, transmitir, traspasar, ceder, entregar y/o comercializar los Datos Personales de los Titulares como parte de los activos de COSMOH a terceros aliados comerciales, clientes o vinculados para efectos de que éstos terceros realicen el tratamiento de los mismos en los mismos términos y condiciones establecidos en la presente Política. De manera específica, pero sin limitarse a ello, COSMOH podrá utilizar proveedores de servicios y procesadores de datos que trabajen en nombre de la misma. Dichos servicios podrán incluir servicios de alojamiento de sistemas y de mantenimiento, encriptación, servicios de análisis, servicios de mensajería por email, servicios de call-centers, servicios de entrega, gestión de transacciones de pago, y controles de solvencia y de dirección, entre otros. En consecuencia, los Titulares deben entender que al suministrarle información a COSMOH, automáticamente le estarán concediendo a estos terceros autorización para acceder a su Información Personal. La Información Personal podrá ser transferida, transmitida, traspasada, cedida, entregada y/o comercializada a sus vinculadas, subordinadas, terceros y aliados comerciales y a autoridades judiciales o administrativas, sean personas naturales o jurídicas, colombianas o extranjeras, en aquellos eventos en los cuales la transferencia o transmisión de los datos sea necesaria para llevar a cabo los usos y actividades autorizadas por los Titulares conforme al objeto social de COSMOH, o cualquier actividad lícita relacionada con este. En todos los eventos, dicha información se conservará bajo estricta confidencialidad y será sometida a un Tratamiento riguroso, respetando los derechos y las garantías de sus Titulares.

6.14. Reglas generales aplicables a la Protección de Datos.

COSMOH ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, archivos electrónicos e información personal:

COSMOH garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información de datos personales que tenga bajo su responsabilidad.
COSMOH es quién ejecuta y diseña la estrategia para el cumplimiento del presente Manual. COSMOH adoptó todas las medidas técnicas necesarias y posibles para garantizar la protección y control de las bases de datos existentes y bajo su control.
En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, COSMOH se cerciorará que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo fundamental. Así las cosas, se hará uso de correos electrónicos a los que se enviarán comunicaciones requiriendo a los terceros, tomar las medidas de cuidado necesarias para la protección de los datos personales y si es de niños, los sensibles.
COSMOH realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Lo anterior se podrá materializar con la suscripción de actas, informes o comunicaciones electrónicas en las que se relacionen las revisiones periódicas correspondientes. Las revisiones serán periódicas, cada 4 meses.
Es responsabilidad de los funcionarios de COSMOH reportar inmediatamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Datos Personales – cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación.
La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores, contratistas, será un deber y complemento fundamental de este Manual.
COSMOH debe identificar e impulsar avisos de privacidad, avisos en el web site, campañas de sensibilización, leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la complementen.
En los apartes de este documento en donde se haga mención a una ley o regulación legal particular, se entenderá que sin perjuicio de modificación o supresión a la que ésta sea sometida, no será necesario modificar el presente documento, a menos que la nueva regulación o modificaciones sobre la materia, dispongan preceptos contrarios a lo aquí desarrollado.
Respecto del procedimiento para el Tratamiento de Imágenes, le aplicarán las reglas generales aquí descritas, en especial, respecto de los derechos de los titulares al respecto.

7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los Titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido al correo info@cosmoh.co de COSMOH adjuntando copia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y Titularidad conforme a Derecho. Las solicitudes recibidas y los datos personales contenidas en ellas, junto con los soportes de su documento de identificación, constituirá la base de datos denominada REQUERIMIENTOS REGISTRO DE BASE DE DATOS. Así mismo, la persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual, el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización es el Funcionario designado para la Protección de Datos: JULIANA MARGARITA VÉLEZ CABRERA, identificada con la cédula de ciudadanía No. 1.047.450.075 con domicilio en Barranquilla. Dirección física: Calle 79 No. 55-13, Segundo Piso, Barranquilla.

Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición. No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013). A toda consulta, requerimiento o solicitud, COSMOH le dará una respuesta de fondo y fundamentada, en los términos y condiciones aquí desarrollados o de acuerdo a las disposiciones legales sobre la materia y/o la figura del derecho de petición, según el caso. En caso de reclamos, se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Como requisito previo para darle trámite a cualquier reclamo o solicitud, se verificará la identidad del reclamante, quien deberá ser el titular de la información, su representante o uno de sus causahabientes. Una solicitud o un reclamo debe contener, por lo menos:

a) Identificación del Titular y del reclamante (en caso de que no sea el mismo Titular).

b) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o solicitud.

c) Dirección física o electrónica de notificación; y

d) Petición u objeto del reclamo.

Las solicitudes o reclamos serán atendidas en el máximo legal contados a partir de la fecha de recibo de las mismas, siempre y cuando cumplan los requisitos mínimos mencionados arriba. Si no fuere posible dar una respuesta dentro de dicho término, se informará al respectivo titular de la información, explicando las razones de la demora y señalando la fecha en que se responderá su consulta, sin que en ningún caso se supere el máximo legal contemplado en los casos de vencimiento del primer término. Si se presenta una solicitud o una reclamación en forma incompleta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud o reclamo se comunicará al interesado que debe completar los requisitos arriba mencionados. Si transcurrieren dos (2) meses sin que el reclamante subsane su reclamación o solicitud, se entenderá que ha desistido de la misma. De existir algún reclamo sin solucionar, se acompañarán los datos personales registrados por el Titular con la leyenda: “Solicitud en Trámite”. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de COSMOH, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales) o entidad competente, la negación o inconformidad frente al derecho ejercido. Solicitud de Supresión de Datos: Cuando se solicite la supresión de datos, esta no podrá realizarse en los siguientes casos: 1) Cuando sea una obligación legal conservarlos; 2) Cuando el Usuario se haya obligado contractualmente a permitir su uso; 3) Cuando conservar los datos sea necesario para salvaguardar los intereses del Usuario o el Interés Público; 4) Cuando la supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales. Revocatoria de Autorización: Cuando un Usuario quiera revocar la autorización que haya dado para la utilización de sus datos personales, deberá informar al Responsable del Tratamiento de manera clara y motivada, si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el titular de la información manifiesta que desea revocar su autorización para el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas, tales como las de envío de información publicitaria, de estudios de consumo, entre otras. La revocatoria de la autorización será total cuando el titular de la información solicite que cese completamente el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.

8. FUNCIÓN DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE COSMOH.

8.1. Los Responsables.

El Responsable del Tratamiento de datos personales de COSMOH, es el Funcionario Responsable para la Protección de Datos. Quien velará por el debido cumplimiento del presente compendio y de las demás normas que regulen el buen uso de los datos personales.

8.2. Los Encargados.

Es Encargado del Tratamiento de datos personales cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de COSMOH. Esto supone que para cada Tratamiento de datos se hayan definido sus respectivos Encargados y que éstos actúen por instrucción precisa del Responsable de COSMOH, información que será entregada al Titular.

8.2.1. Deberes de los Encargados.

COSMOH distingue entre Encargado interno y Encargado externo. Los Encargados internos son empleados de COSMOH mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que COSMOH les suministra para la realización de una tarea asignada (ingenios, proveedores, consultores, empresas de tercerización, etc.) Los grupos de Encargados que COSMOH designa para realizar Tratamientos de datos específicos son:

8.2.1.1. El Encargado interno.

Es el cargo o funcionario que tendrá dentro de COSMOH, las funciones aquí descritas.

8.2.1.2 Los Encargados externos.

En caso de que COSMOH así lo disponga o considere oportuno, podrá delegarse a encargados externos, ciertas funciones o responsabilidades en el tratamiento de datos suministrados por COSMOH, para la realización de una tarea específica.

9. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS -RNBD-.

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581, sus decretos y circulares reglamentarias, el Titular o cualquier interesado podrá encontrar inscritas todas las bases de datos con información de carácter personal tratadas por COSMOH y este compendio de Políticas y Procedimientos, en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) dispuesto por la SIC en su página web. La Superintendencia de Industria y Comercio, indica lo siguiente al respecto del Registro: “El Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD – es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. El Gobierno Nacional, mediante el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, reglamentó la información mínima que debe contener el RNBD y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de 2012. La Superintendencia de Industria y Comercio, mediante las Circulares externas No. 02 del 3 de noviembre de 2015 y 001 del 8 de noviembre de 2016 impartió instrucciones a los Responsables del Tratamiento de datos personales, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el RNBD. (…) De acuerdo con lo indicado en el numeral 2.3 de la Circular Externa No. 002 de 2015, la información contenida en el RNBD deberá actualizarse, como se indica a continuación:

Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018.

Se aclara que los cambios sustanciales están definidos en la misma circular, así: “Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales”. (…) Antes de registrar las bases de datos es preciso realizar el inventario de las bases de datos con información personal que tenga, bien sea en medio físico (papel) o electrónico (listas o archivos en cualquier formato, bases de datos relacionales, etc.). Al efectuar este inventario se debe obtener la siguiente información:

Cantidad de bases de datos con información personal y de titulares por cada base de datos.
Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender las peticiones y reclamos de los titulares.
Tipos de datos personales contenidos en cada base de datos a los que se realiza Tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.
Ubicación de las bases de datos, así como los datos de identificación y ubicación de los Encargados del tratamiento.
Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los datos personales tratados.
Conocer si se cuenta con la autorización de los titulares de los datos contenidos en las bases de datos, así como la forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).
Si se ha realizado transferencia o transmisión internacional de los datos personales contenidos en la base de datos o Si se ha realizado cesión de la base de datos.

10. TERMINOS DE VIGENCIA Y CONTACTO.

El presente documento rige a partir del 19 de marzo de 2025. Sin perjuicio de lo anterior, la presente Política estará vigente a partir de su publicación. Las bases de datos asociadas a esta Política podrán ser tratadas por el término máximo que autoricen las leyes aplicables o, en caso de silencio de la ley al respecto, estará vigente a término indefinido. Actualizaciones del Manual: COSMOH podrá modificar los términos y condiciones de la presente política como parte del esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen esta Política, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. Dichas modificaciones, serán sujeto de las correspondientes actualizaciones en el aplicativo que la autoridad competente disponga para el Registro de Base de Datos, en este caso, la Superintendencia de Industria y Comercio. En los casos que esto ocurra se publicará la nueva política en la página web institucional. COSMOH se reserva la facultad de revisar en cualquier momento esta Política. COSMOH publicará en su página web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones de fondo a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado. Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con COSMOH o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación: Razón Social: COSMOH WELLNESS SAS. NIT 901854293-4. Funcionario responsable para la protección de datos personales y responsable del tratamiento de datos delegado por COSMOH: Juliana Margarita Vélez Cabrera.

Correo Electrónico: info@cosmoh.co

El presente compendio de políticas y procedimientos para la protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas: Constitución Política de Colombia; Ley 1266 de 2008; Ley 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013; Decreto 886 de 2014; Ley 1273 de 2009; Circulares SIC y Jurisprudencia relacionada.

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